Diarium och arkiv

Allmänna handlingar

Alla myndigheter är skyldiga att hålla de allmänna handlingar som finns hos myndigheten i god ordning. Det vanligaste sättet att göra det är att registrera dem i ett diarium, men här återfinns ändå bara en bråkdel av alla allmänna handlingar som finns hos kommunen. Många allmänna handlingar finns i andra typer av register eller i särskilda verksamhetssystem. Registrator är den som har hand om det centrala diariet.

Om du är intresserad av att veta vilka olika typer av allmänna handlingar som finns inom en viss kommunal verksamhet, kan du begära att få se dokumenthanteringsplaner och arkivförteckningar.

Vad är en allmän handling?

Vad som är en allmän handling finns reglerat i tryckfrihetsförordningen. Det kan vara ett pappersdokument, till exempel ett brev, men det kan också vara en så kallad upptagning. En upptagning är information som kräver ett tekniskt hjälpmedel för att uppfattas. Det kan vara ett e-postmeddelande eller en ljud- eller videoinspelning. I princip alla typer av information som hanteras i kommunal verksamhet är allmänna handlingar.

För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos kommunen. Detta innebär att den ska finnas i kommunens lokaler eller att kommunen ska ha tillgång till informationen via ett tekniskt hjälpmedel, t.ex. en dator. En allmän handling ska var inkommen till eller skapad (och färdigställd) av myndigheten. En allmän handling är vanligtvis offentlig, det vill säga vem som helst får ta del av den. Vissa allmänna handlingar kan dock vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Det regleras i OSL, offentlighets- och sekretesslagen.

Vad finns i ett diarium?

I diariet finner du det mesta av den officiella kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter som till exempel inkommen och utgående post. Alla brev och handlingar, även e-post, som kommer in till en kommun är i regel offentliga och får, med vissa undantag, läsas av alla enligt tryckfrihetsförordningen. Vissa ärenden/handlingar kan undantas från offentlighet enligt sekretesslagen. Det finns också regler i personuppgiftslagen som gör att vissa uppgifter om enskilda personer exempelvis inte kan publiceras i kommunens diarier på internet.

Alltid när information hanteras, måste hänsyn tas till de funktioner som bestämmer hur informationen uppstår, säkerhetsklassas, dokumenteras, registreras, hanteras, lagras, sprids, arkiveras och återanvänds. I detta har arkivarie- och registratorsfunktionerna en viktig roll. En fungerande, effektiv och rättsäker informationshantering är en av grundstenarna i en god kommunal förvaltning.

Vad är ett arkiv?

I kommunens arkiv förvaras den information som ska bevaras, alltså sparas för all framtid. I länken intill kan du läsa mer om kommunarkivet.

Relaterat

Kontakt

Niklas Madell
Kommunarkivarie
0224-360 77
niklas.madell@heby.se

Anneli Danneby
Registrator/arkivassistent
0224-362 51
anneli.danneby@heby.se

De kommentarer som skrivs skickas till ansvarig för aktuell sida. Inga kommentarer publiceras på webbplatsen.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML attibut är godkända att använda:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>