Arkiv, offentlighetsprincipen och GDPR

Arkivlagen har företräde

Bestämmelserna i arkivlagen går före GDPR  när det gäller bevarande och gallring av personuppgifter i allmänna handlingar. Det innebär att kommunen inte är skyldig att radera personuppgifter i allmänna handlingar när de inte längre behövs.

GDPR säger att myndigheters insamlade personuppgifter får lagras under en längre tid än vad som normalt gäller, om uppgifterna behandlas för arkivändamål av allmänt intresse. Detta är nödvändigt för den svenska offentlighetsprincipen.

Vad är offentlighetsprincipen?

Offentlighetsprincipen är en viktig del i det demokratiska samhället. Den innebär att myndigheter skall vara öppna för insyn så långt som möjligt.

Offentlighetsprincipen infördes i lagstiftningen år 1766. Den regleras i Sveriges grundlag av Tryckfrihetsförordningen.

Genom tryckfrihetsförordningen och offentlighet och sekretesslagen har du rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar hos statliga och kommunala myndigheter. Det kan ge dig insyn i hur förtroendevalda (politiker) och tjänstemän handlägger ärenden, vilka handlingar som kommit in till kommunens olika förvaltningar och vilka som skickats ut.

Vad är en allmän handling?

Med handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. En handling är allmän om den

  • förvaras hos myndigheten
  • är inkommen till myndigheten
  • har upprättas hos myndigheten

Vad är en personuppgift?

Som personuppgift räknas all information som enskilt eller i kombination med andra uppgifter kan knytas till en levande person. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Bilder på och ljudupptagningar av individer kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Vad en är en personuppgiftsbehandling?

All former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, oavsett om de sker automatiskt eller inte. Till exempel insamling, registrering, lagring, ändring, framtagning, läsning, arkivering, utlämning radering  och gallring.

Vad är en myndighet?

I kommunen är varje nämnd en myndighet. Aktiebolag och stiftelser där kommunen utöver ett rättsligt bestämmande inflytande jämställs med myndigheter när det gäller handlingsoffentligheten.

Vad är allmänt intresse?

Den verksamhet som en kommunal myndighet bedriver, inom ramen för sin befogenhet, är av allmänt intresse. De obligatoriska uppgifter som kommunen ska utföra, men även frivilliga åtaganden, är av allmänt intresse. Verksamhet som innefattar myndighetsutövning och den grundlagsfästa rätten att ta den av allmänna handlingar anses utgöra ett viktigt allmänt intresse. Det är också ett viktigt allmänt intresse att myndighetens ärendehandläggning är effektiv och rättssäker. Därför får myndigheter även behandla känsliga personuppgifter om det är nödvändigt för till exempel handläggning av ett ärende.

Vad är gallring?

Gallring innebär att handlingar/uppgifter som tillhör ett arkiv avlägsnas och förstörs enligt fastställda kriterier. För att få gallra en allmän handling eller uppgift i en allmän handling krävs stöd i lag eller gallringsbeslut. Respektive myndighet beslutar om gallring av allmänna handlingar inom sitt ansvarsområde.

Vad är rensning?

När man rensar skiljer man mellan handlingar och uppgifter som ska arkiveras och de som inte ska arkiveras. Rensningen innebär att handlingar förstörs, men till skillnad från gallring krävs det inget gallringsbeslut för att få rensas. Allmänna handlingar kan aldrig rensas.

Vad är arkivering?

Arkivering betyder att handlingar/uppgifter sparas. Allmänna handlingar och handlingar som  myndigheten väljer att spara ska arkiveras. Dessa handlingar oavsett medium bildar myndighetens arkiv.