Information – nya vård- och omsorgsboendet

2018-04-10

Vi är jättetacksamma för de kloka synpunkter som vi fått in bland annat via våra möten kring hyresavtal för vård- och omsorgsboende i Heby kommun. Mötena och andra påpekanden och synpunkter har hjälpt oss att hitta viktiga frågeställningar som vi kommer att behöva besvara i våra upphandlingsunderlag. Vi har därför valt att upphandla en processkonsult som kommer att hjälpa oss att ta fram den ramhandling som krävs till vår upphandling. Arbetet med ramhandlingen förväntas preliminärt vara klart under oktober månad. Har ni några frågor är ni självklart välkomna att kontakta Lars Dalén, lokalstrateg i Heby kommun

—————————————————-

Sammanställning av viktiga frågor som behöver visas hänsyn i den kommande upphandlingen av hyresavtal för nytt vård- och omsorgsboende

Frågor som framkom vid de två informationsträffar som hölls 2018-01-30 och 2018-02-14

De frågeställningar de kommunala tjänstemännen hade med sig som utgångspunkt i samtalen var:

  • Vanliga misstag offentliga aktörer gör vid upphandlingar, som vi bör och kan undvika?
  • Information som ni anser brukar saknas i offentliga aktörers upphandlingar?
  • Känner ni till referensobjekt med hyrda vård- och omsorgsboenden?

Samtalen berörde närliggande områden men frågeställningar som framkom vid de samtalen har sammanställts under ovanstående tre rubriker.

Vanliga misstag offentliga aktörer gör vid upphandlingar, som vi bör och kan undvika? Viktiga frågor att visa hänsyn vid vår kommande upphandlings?

  • Slarvigt gjorda förfrågningsunderlag blir överklagade på en gång – när det är uppenbart att det kommer att bli en framgångsrik överklagan.

 

  • Man kräver i förfrågningsunderlag att gemensamma kostnader ska vara en fast del, samtidigt som man inte vet hur stora de rörliga delarna är. Detta skapar svårigheter för anbudsgivaren att veta hur man ska räkna i sin offert.

 

  • Oavsett om det skulle bli aktuellt behöver kommunen ange i förfrågningsunderlaget om att lokalerna kan komma att driftas av annan aktör. Det är viktigt att fastighetsägaren och hyresvärd informeras på förhand om att man kan komma att upplåta lokalen åt en annan aktör.

 

  • Orimliga sluttider är ofta ett problem (att huset ska vara klart om ex 24 månader), där det är ska-krav eller förenat med viten i förfrågningsunderlag. Detta ska-krav gör att det kan vara svårt att pressa in tidsplaneringen, vilket i sin tur innebär att man avstår från att lämna anbud, då det är förenat med för hög risk.

 

  • Hyresavtal 15-25 år är en rimlig hyresperiod enligt flera aktörer för att kunna svara på en upphandling av hyresobjekt.

 

  • Bra om man kan sätta sig ned med aktören efter tilldelning och reder ut detaljer och eventuella oklarheter- innan man låser avtalet. Kommer man inte överens i detta skede kan parterna då backa ur det oskadda. Överens om att man kan överskrida avtalsbelopp om max belopp till exempel 10 %, men inte mer.

 

  • Bra om kommunen kan ta på sig en del uppgifter, till exempel besiktning vid in och utflyttning (är ganska krävande). Det bör finnas en vaktmästare på plats från hyresvärden eftersom det är så stort. Inget behov av att kommunkoncernen löser någon del av driften/skötseln förutom in och utflyttning.

 

  • Standardisera, vilket utbud som efterfrågas i förfrågningsunderlaget genom att till exempel hänvisa till branschavtal (till exempel SABO-avtal).

 

  • Det har framförts synpunkter på att det kan vara bra om kommunen ansvarar för trygghetslarm.

 

  • De potentiella hyresvärdarna framhöll i de enskilda samtalen och i plenum att de såg det som mycket begränsande och mer riskfyllt att bygga om ett befintligt boende.

 

  • All fakta kring detaljplanen bör finnas ”på bordet” i ett förfrågningsunderlag. Detaljplanearbetet som inte har startats i tid eller kommit för långt i sitt arbete kan orsaka fördröjningar alternativt begränsa projektet.

 

  • Man menade även i samtalen att det var viktigt att Arbetsmiljöverket och dess regelverk togs hänsyn till i det fortsatta arbetet med att utveckla befintligt boende.

 

  • En synpunkt som framkom i samtalen var att det var viktigt att det fanns ett tydligt koncept och en idé om vad man vill med verksamheten då man tidigare sett en risk med alltför omfattande ”önskelistor”, att man försökt greppa för många olika områden för att förena allt för många olika uppfattningar.

 

  • Ett förfrågningsunderlag bör innehålla omsättnings- och soliditetskrav för att kvalificera sig som framtida hyresvärd. Man kan då undvika att kommunen anlitar någon som inte har de ekonomiska musklerna att driva projektet. Vidare bör kommunen säkerställa att man klarar av att leverera den kvalitet genom att i förfrågningsunderlaget kräva att leverantören kan uppvisa referenskunder och referensobjekt.

 

  • Om mat lagas på plats eller levereras till vård- och omsorgsboendet är en viktig fråga att ta med i förfrågningsunderlaget.

 

  • Ibland kan finnas tveksamheter kring vad beställaren egentligen upphandlar och otydligheter kring hur anbudsgivarna ska svara (exempelvis vilken typ av hyra som ska tillämpas) och hur beställaren kommer att utse en vinnare bland anbudsgivarna.

 

  • Ofta finns höga krav i förfrågningsunderlag från beställaren utan full insikt i de konsekvenserna det får. Om alltför omfattande tekniska handlingar begärs in tidigt i upphandlingsskedet gör det att detaljerna får fokus samtidigt som leverantörer förväntas lägga ned mycken tid och ekonomi på att ta fram dessa underlag innan man vet om man står som vinnare av avtalet.

 

  • Brister i funktionshandlingar där man inte som beställare har en klar bild av vad man vill beställa är ett annat vanligt misstag.

 

Information som ni anser brukar saknas i offentliga aktörers upphandlingar?

  • Vilken upphandlingsform anser ni är bäst för de behov vi beskrivit och varför?
  • Hyresavtalet bör vara så standardiserat det går för att förenkla. Kommunen bör undvika egna ”specialvarianter” och särfall som inte har prövats tidigare.
  • Man förordar kallhyra och kompletterat med miljö- och klimatkrav. Det går idag att bygga ”nära-noll- eller passivhus” som är väldigt resurseffektiva.

Känner ni till referensobjekt med hyrda vård- och omsorgsboenden?

Exempel på referensobjekt som nämnts: Sigtuna, Ekerö, Norrköpings, Norrtälje, Bålsta och Borlänge kommuner.

Lars Dalén
Lokalstrateg
0224-361 65
lars.dalen@heby.se