Tidigare publicerad information om nya vård- och omsorgsboendet

2019-07-22

Heby kommun bjuder härmed in långsiktiga aktörer till att anmäla intresse för uppförande och ägande av vård- och omsorgsboende samt lokaler för hemtjänst och hemsjukvård inom del av fastigheten Kronan 3, i Heby inom Heby kommun.

Förändrade förutsättningar för uppförandet av det nya vård- och omsorgsboendet i Heby

Mark- och planeringsenheten redovisade för kommunstyrelsen den 26 mars 2019 att vård- och omsorgsboendets tidplan för Kronan 3 inte går att hålla med tillträde till sommaren 2020 på grund av att bland annat sanering måste ske.

Det gör att styrgruppen, bestående av Heby kommuns högre tjänstemän,  beslutade att mark- och planeringsenheten skulle ta fram förslag på andra alternativa platser för det nya vård- och omsorgsboendet där planläggning avses påbörjas direkt för att uppnå den uppsatta tidsplanen.

I ”Förslag på planuppdrag 12 mars 2019” redovisas två områden som är tänkbara alternativ för ett nytt boende, område 1 – Kyrkbacken samt område 2 – Horrsta backe. Båda fastigheterna ligger centralt i Heby och bedöms ur marknadssynpunkt vara lika attraktiva som Kronan 3.

Vi vill att ni som intressent i denna process informeras om denna förändrade förutsättning.

Frågor och svar

Fråga: Vad avses med ”utbyggt vård- och omsorgsboende i Heby Kommun”? (sida 2, intresseanmälan). Vi kan inte se att det finns något befintligt boende på platsen.

Svar: Inledningsvis fanns ett alternativ i processen, som innebar att man byggde ut det befintliga vård- och omsorgsboendet Tegelbacken, istället för att nyproducera på annan plats. Alternativet att bygga ut befintligt boende har senare förkastats och nu jobbar man för att få till ett nyproducerat boende på Kronan 3.

Fråga: Vi önskar ett förtydligande när det kommer till priset på marken. Som vi uppfattar det köper utvecklaren marken sanerad, stämmer det?

Svar: Det stämmer.

Fråga: Nuvarande byggrätt optimerar inte driftförhållanden så som hantering av personal, överblickbarhet, trygghet för de boende etc. Kommer det att finnas möjlighet att diskutera en annan geometrisk utformning på nuvarande byggnadsförslag som även kan optimera kvalitet och kostnad.

Svar: Den detaljplan för Kronan 3, som varit ute på samråd och granskning  tidigare kommer att göras om. Den har aldrig antagits. Tanken med omtaget är att skapa en mer flexibel byggrätt inom den markerade tomtytan i kartan på sid 2 i Intresseförfrågan. Vi  har därav i intresseförfrågan inte angivit hur byggrätten ska se ut. Det kommer att bli den blivande fastighetsägarens sak att avgöra byggrättens utformning. Ytan, markeringen på kartan sid 2,  som anges i intresseförfrågan är den tänkta tomtytan. Den tänkta tomtytan kan möjligtvis justeras vid önskemål.

Fråga: Vad avses med ”Verksamhetslokalerna ska kunna hyras ut till annan part än kommunen.”

Svar: Lokalerna för Hemtjänst och Hemsjukvård ska utformas som mer traditionella kontorslokaler, som i förlängningen skulle kunna vara attraktiva även för andra kontorshyresgäster. Dessa kontrakt kommer dessutom löpa på kortare tid än vård- och omsorgsboendet, 10 år.

Formuleringen ”Verksamhetslokalerna ska kunna hyras ut till annan part än kommunen” innebär att lokalerna ska kunna hyras ut till den privata marknaden efter kontraktstidens slut och bör därför anpassas efter ett sådant scenario. Dvs angöring och tillgänglighet ska kunna ske så att man inte stör vård- och omsorgsboendets verksamhet.

Fråga: När under Q1 kommer värderingen av byggrätt + exploateringsåtagande förväntas vara klar? Blir det innan vi skickar in intresseanmälan (28/2)?

Svar: Nej, det kommer inte vara klart då.

Fråga: Bilden på sid 2 (i intresseförfrågan) är väldigt gryning. Det framgår inte riktigt hur stor den tilltänkta byggrätten för själva vårdboendet är och vilken del som är ”uppmarkerad”. Kan du mejla bilden i bättre upplösning och förtydliga lite kring det.

Svar:Det är det grå/blå området i bilden på sid 2 om ca 8500 kvm som är den tilltänkta byggrätten. VI har lagt ut en mindre grynig version av intresseförfrågan på Heby kommuns hemsida.

Fråga: I vilka etapper och med vilka förutsättningar genomförs sedan de övriga bostadsbyggrätterna?

Svar: Bostadsbyggrätterna kommer i en nästa fas och Heby kommun har ännu inte bestämt när man går fram med dessa och hur marknaden ska mötas. Man kommer att göra en detaljplan för hela området

Fråga: Vi skulle vilja inkomma med några synpunkter på upphandlingen av vård och omsorgsboende som ni publicerade idag. Mina kollegor var med på dialogmötet som anordnades för ganska exakt ett år sedan. Vi har sedan dess bevakat och sett fram emot en kommande upphandling.

Först och främst tycker vi att det är glädjande att kommunen valt att bjuda in privata aktörer för att utveckla ett nytt vård och omsorgsboende. Det finns en samlad kompetens och erfarenhet som kommer kommunen till gagn men tyvärr inte till fullo i detta fall.

Ni har säkerligen gjort en bedömning av olika varianter men med valt tillvägagångssättet där ni delar upp valet av hyresvärd och upphandlingen av entreprenaden exkluderar ni några utav branschens duktiga utvecklare av samhällsfastigheter.

Idag har flera utav landets ledande byggbolag egen utveckling utav fastigheter, med stor erfarenhet att tillsammans med verksamheten utforma och uppföra moderna och yteffektiva verksamhetslokaler för vård och omsorg. I och med att byggentreprenaden ska handlas upp i senare skede kan inte sådana byggbolag lämna in intresseanmälan för detta, då vi bygger med vår egen verksamhet kan inte någon annan byggentreprenör upphandlas.

Vi skulle vilja gärna höra hur ni har resonerat i denna fråga? Vi har erfarenhet från kommuner som gjort på likande sätt där de inte förstått konsekvensen av sin förfrågan. Vi ser fram emot ert svar.

Svar: Vi har noga vägt de olika alternativen och det finns självklart för- och nackdelar med processerna som vi både förstått och tagit ställning till. För Heby kommun är det viktigt att förhandla och gå in i ett samarbete med den parten som man ska ha en relation med på längre sikt. Den parten är den slutliga fastighetsägaren.
Fastighetsägaren ska vara en långsiktig och stabil part som äger för att  förvalta vård- och omsorgsboenden. Fastighetsbolagen har oftast en djup kunskap om hur fastigheten fungerar i driftskedet vilket för Heby kommun är av stor vikt. Det är fastighetsägarens sak att i samspel med kommunen besluta om utformning och när avtal träffats mellan fastighetsägare och Heby kommun kommer byggentreprenaden att upphandlas enligt LOU. Detta ger en öppnare process för att skapa ett långsiktigt hållbart vård- och omsorgsboende för såväl kommunen som den långsiktiga fastighetsägaren.
Byggbolag  som utvecklar vård- och omsorgsboenden, men inte själva har för avsikt att på sikt äga byggnaderna, kan med fördel lämna anbud i ett senare skede när byggentreprenaden ska upphandlas.

————————————————————————————————————————————————————————————-

2018-04-10

Vi är jättetacksamma för de kloka synpunkter som vi fått in bland annat via våra möten kring hyresavtal för vård- och omsorgsboende i Heby kommun. Mötena och andra påpekanden och synpunkter har hjälpt oss att hitta viktiga frågeställningar som vi kommer att behöva besvara i våra upphandlingsunderlag. Vi har därför valt att upphandla en processkonsult som kommer att hjälpa oss att ta fram den ramhandling som krävs till vår upphandling. Arbetet med ramhandlingen förväntas preliminärt vara klart under oktober månad. Har ni några frågor är ni självklart välkomna att kontakta Lars Dalén, lokalstrateg i Heby kommun

Sammanställning av viktiga frågor som behöver visas hänsyn i den kommande upphandlingen av hyresavtal för nytt vård- och omsorgsboende

Frågor som framkom vid de två informationsträffar som hölls 2018-01-30 och 2018-02-14

De frågeställningar de kommunala tjänstemännen hade med sig som utgångspunkt i samtalen var:

  • Vanliga misstag offentliga aktörer gör vid upphandlingar, som vi bör och kan undvika?
  • Information som ni anser brukar saknas i offentliga aktörers upphandlingar?
  • Känner ni till referensobjekt med hyrda vård- och omsorgsboenden?

Samtalen berörde närliggande områden men frågeställningar som framkom vid de samtalen har sammanställts under ovanstående tre rubriker.

Vanliga misstag offentliga aktörer gör vid upphandlingar, som vi bör och kan undvika? Viktiga frågor att visa hänsyn vid vår kommande upphandlings?

  • Slarvigt gjorda förfrågningsunderlag blir överklagade på en gång – när det är uppenbart att det kommer att bli en framgångsrik överklagan.

 

  • Man kräver i förfrågningsunderlag att gemensamma kostnader ska vara en fast del, samtidigt som man inte vet hur stora de rörliga delarna är. Detta skapar svårigheter för anbudsgivaren att veta hur man ska räkna i sin offert.

 

  • Oavsett om det skulle bli aktuellt behöver kommunen ange i förfrågningsunderlaget om att lokalerna kan komma att driftas av annan aktör. Det är viktigt att fastighetsägaren och hyresvärd informeras på förhand om att man kan komma att upplåta lokalen åt en annan aktör.

 

  • Orimliga sluttider är ofta ett problem (att huset ska vara klart om ex 24 månader), där det är ska-krav eller förenat med viten i förfrågningsunderlag. Detta ska-krav gör att det kan vara svårt att pressa in tidsplaneringen, vilket i sin tur innebär att man avstår från att lämna anbud, då det är förenat med för hög risk.
  • Hyresavtal 15-25 år är en rimlig hyresperiod enligt flera aktörer för att kunna svara på en upphandling av hyresobjekt.

 

  • Bra om man kan sätta sig ned med aktören efter tilldelning och reder ut detaljer och eventuella oklarheter- innan man låser avtalet. Kommer man inte överens i detta skede kan parterna då backa ur det oskadda. Överens om att man kan överskrida avtalsbelopp om max belopp till exempel 10 %, men inte mer.

 

  • Bra om kommunen kan ta på sig en del uppgifter, till exempel besiktning vid in och utflyttning (är ganska krävande). Det bör finnas en vaktmästare på plats från hyresvärden eftersom det är så stort. Inget behov av att kommunkoncernen löser någon del av driften/skötseln förutom in och utflyttning.

 

  • Standardisera, vilket utbud som efterfrågas i förfrågningsunderlaget genom att till exempel hänvisa till branschavtal (till exempel SABO-avtal).

 

  • Det har framförts synpunkter på att det kan vara bra om kommunen ansvarar för trygghetslarm.

 

  • De potentiella hyresvärdarna framhöll i de enskilda samtalen och i plenum att de såg det som mycket begränsande och mer riskfyllt att bygga om ett befintligt boende.

 

  • All fakta kring detaljplanen bör finnas ”på bordet” i ett förfrågningsunderlag. Detaljplanearbetet som inte har startats i tid eller kommit för långt i sitt arbete kan orsaka fördröjningar alternativt begränsa projektet.

 

  • Man menade även i samtalen att det var viktigt att Arbetsmiljöverket och dess regelverk togs hänsyn till i det fortsatta arbetet med att utveckla befintligt boende.

 

  • En synpunkt som framkom i samtalen var att det var viktigt att det fanns ett tydligt koncept och en idé om vad man vill med verksamheten då man tidigare sett en risk med alltför omfattande ”önskelistor”, att man försökt greppa för många olika områden för att förena allt för många olika uppfattningar.

 

  • Ett förfrågningsunderlag bör innehålla omsättnings- och soliditetskrav för att kvalificera sig som framtida hyresvärd. Man kan då undvika att kommunen anlitar någon som inte har de ekonomiska musklerna att driva projektet. Vidare bör kommunen säkerställa att man klarar av att leverera den kvalitet genom att i förfrågningsunderlaget kräva att leverantören kan uppvisa referenskunder och referensobjekt.

 

  • Om mat lagas på plats eller levereras till vård- och omsorgsboendet är en viktig fråga att ta med i förfrågningsunderlaget.

 

  • Ibland kan finnas tveksamheter kring vad beställaren egentligen upphandlar och otydligheter kring hur anbudsgivarna ska svara (exempelvis vilken typ av hyra som ska tillämpas) och hur beställaren kommer att utse en vinnare bland anbudsgivarna.

 

  • Ofta finns höga krav i förfrågningsunderlag från beställaren utan full insikt i de konsekvenserna det får. Om alltför omfattande tekniska handlingar begärs in tidigt i upphandlingsskedet gör det att detaljerna får fokus samtidigt som leverantörer förväntas lägga ned mycken tid och ekonomi på att ta fram dessa underlag innan man vet om man står som vinnare av avtalet.

 

  • Brister i funktionshandlingar där man inte som beställare har en klar bild av vad man vill beställa är ett annat vanligt misstag.

 

Information som ni anser brukar saknas i offentliga aktörers upphandlingar?

  • Vilken upphandlingsform anser ni är bäst för de behov vi beskrivit och varför?
  • Hyresavtalet bör vara så standardiserat det går för att förenkla. Kommunen bör undvika egna ”specialvarianter” och särfall som inte har prövats tidigare.
  • Man förordar kallhyra och kompletterat med miljö- och klimatkrav. Det går idag att bygga ”nära-noll- eller passivhus” som är väldigt resurseffektiva.

Känner ni till referensobjekt med hyrda vård- och omsorgsboenden?

Exempel på referensobjekt som nämnts: Sigtuna, Ekerö, Norrköpings, Norrtälje, Bålsta och Borlänge kommuner.

Kontakt

Nasser Ghazi
Lokalstrateg
0224-361 65
Nasser.ghazi@heby.se